Dobry brief do strony internetowej nie musi mieć kilkunastu stron ani zawierać technicznych terminów. Jego zadaniem jest przekazanie wykonawcy informacji potrzebnych do zrozumienia firmy, celu projektu i oczekiwanego zakresu.
Im bardziej konkretny punkt wyjścia, tym łatwiej otrzymać porównywalną wycenę, realny harmonogram i jasny podział odpowiedzialności. Brief nie zastępuje rozmowy, ale sprawia, że pierwsza rozmowa dotyczy właściwych decyzji zamiast zgadywania podstaw.
Czym brief różni się od specyfikacji technicznej?
Brief opisuje potrzeby biznesowe i kontekst projektu. Specyfikacja techniczna określa szczegółowo sposób działania systemu. Przy standardowej stronie firmowej klient zwykle nie musi przygotowywać specyfikacji.
Na etapie briefu ważniejsze są odpowiedzi na pytania:
- po co powstaje strona,
- do kogo ma trafiać,
- co użytkownik powinien na niej zrobić,
- jakie treści i materiały już istnieją,
- jakie funkcje są rzeczywiście potrzebne,
- jaki jest budżet i termin.
Dobór technologii, struktury komponentów czy sposobu wdrożenia powinien wynikać z tych potrzeb, a nie być punktem wyjścia bez uzasadnienia.
1. Napisz krótko, czym zajmuje się firma
Wystarczą dwa lub trzy zdania. Opisz główną usługę lub produkt, obszar działania i typ klientów. Unikaj ogólnych haseł, które mogłyby pasować do każdej firmy.
Zamiast:
Oferujemy kompleksowe usługi najwyższej jakości.
Lepiej napisać:
Prowadzimy warsztat samochodowy w Warszawie. Obsługujemy klientów indywidualnych i małe floty, a główne usługi to przeglądy, naprawy mechaniczne i serwis opon.
Takie informacje od razu wpływają na strukturę strony, lokalne SEO, sposób prezentacji oferty i najważniejsze CTA.
2. Określ główny cel strony
Strona może realizować kilka zadań, ale jedno powinno mieć pierwszeństwo. Najczęstsze cele to:
- pozyskiwanie zapytań z formularza,
- zwiększenie liczby telefonów,
- rezerwacja terminu,
- sprzedaż produktu lub usługi,
- prezentacja realizacji przed rozmową handlową,
- uporządkowanie oferty i zwiększenie wiarygodności,
- pozyskiwanie ruchu z wyszukiwarki.
Samo stwierdzenie „potrzebujemy nowoczesnej strony” nie określa celu. Nowy wygląd może być elementem projektu, ale decyzje o treści i funkcjach powinny wynikać z działania, które użytkownik ma wykonać.
3. Opisz najważniejszych odbiorców
Nie trzeba tworzyć rozbudowanych person marketingowych. Wystarczy wskazać, kto najczęściej kupuje, czego szuka i co może powstrzymywać go przed kontaktem.
Pomocne informacje to:
- klient indywidualny czy firma,
- lokalny odbiorca czy cała Polska,
- osoba techniczna czy biznesowa,
- zakup jednorazowy czy dłuższa współpraca,
- najczęstsze pytania przed podjęciem decyzji,
- główne obawy dotyczące ceny, terminu lub ryzyka.
Inaczej projektuje się stronę dla osoby szukającej pilnej naprawy, a inaczej dla zarządu porównującego kilku dostawców usługi B2B.
4. Ustal priorytety oferty
Wypisz usługi lub grupy produktów i zaznacz, które są najważniejsze biznesowo. Nie każda pozycja musi mieć identyczną widoczność.
Warto określić:
- główną usługę,
- usługi uzupełniające,
- ofertę, której firma nie chce promować,
- przewagi ważne dla klienta,
- obszar działania i ewentualne ograniczenia.
To pozwala uniknąć menu złożonego z kilkunastu równorzędnych pozycji i strony głównej, która próbuje komunikować wszystko jednocześnie.
5. Zaproponuj zakres podstron
Nie musisz tworzyć ostatecznej mapy witryny. W briefie wystarczy robocza lista, na przykład:
- strona główna,
- oferta,
- osobne podstrony najważniejszych usług,
- realizacje lub case studies,
- o firmie,
- FAQ,
- blog lub poradniki,
- kontakt.
Wykonawca powinien zweryfikować tę listę pod kątem użytkownika, SEO i ilości dostępnej treści. Osobna podstrona ma sens wtedy, gdy odpowiada na odrębną potrzebę, a nie tylko zwiększa liczbę adresów.
Jeżeli nie wiesz, czy potrzebujesz jednego widoku czy pełnej witryny, pomocne będzie porównanie landing page i strony firmowej.
6. Zrób inwentaryzację treści i materiałów
Zaznacz, co jest gotowe, co wymaga poprawy, a co trzeba stworzyć od początku. Dotyczy to nie tylko tekstów.
Sprawdź, czy firma ma:
- aktualne logo i pliki źródłowe,
- księgę znaku lub ustalone kolory,
- teksty opisujące ofertę,
- zdjęcia zespołu, firmy lub realizacji,
- referencje możliwe do legalnej publikacji,
- dane kontaktowe i godziny pracy,
- regulaminy oraz politykę prywatności,
- materiały ze starej strony, które trzeba zachować.
Jeśli treści nie są gotowe, napisz wprost, czy oczekujesz redakcji, napisania tekstów, doboru zdjęć albo przygotowania struktury do samodzielnego uzupełnienia.
7. Wymień potrzebne funkcje i integracje
Funkcja powinna być opisana przez sposób użycia, nie tylko nazwę. „Kalendarz” może oznaczać zwykły link do rezerwacji, osadzony formularz albo system synchronizowany z kilkoma pracownikami.
Najczęstsze elementy wymagające doprecyzowania to:
- formularze kontaktowe i formularze wyceny,
- rezerwacje terminów,
- płatności,
- mapa i lokalizacje,
- wersje językowe,
- newsletter,
- integracja z CRM lub Make,
- pliki do pobrania,
- kalkulator ceny,
- panel do samodzielnej edycji,
- migracja wpisów ze starej strony.
Przy każdej funkcji warto dopisać, kto będzie z niej korzystał i jaki rezultat ma osiągnąć.
8. Pokaż przykłady, ale wyjaśnij dlaczego
Możesz wskazać dwie lub trzy strony, które odpowiadają oczekiwanemu kierunkowi. Sam link nie wystarczy. Dopisz, co konkretnie jest przydatne:
- sposób prezentacji realizacji,
- czytelna oferta,
- typografia,
- spokojny lub dynamiczny charakter,
- wygodna nawigacja,
- sposób działania formularza.
Nie trzeba kopiować konkurencji ani odtwarzać całego wyglądu wskazanej witryny. Przykłady pomagają ustalić język wizualny i oczekiwaną jakość, ale projekt powinien wynikać z treści konkretnej firmy.
Publiczne przykłady zakresu i wdrożenia znajdziesz w realizacjach Strativus.
9. Opisz obecną stronę, domenę i widoczność
Przy przebudowie potrzebne są informacje o tym, co już działa. W briefie podaj adres obecnej strony i zaznacz:
- czy domena pozostaje bez zmian,
- kto ma dostęp do domeny i hostingu,
- czy działa firmowa poczta,
- które podstrony generują ruch lub zapytania,
- czy istnieje blog albo baza treści do migracji,
- czy trzeba zachować konkretne adresy URL,
- jakie problemy użytkownicy zgłaszają obecnie.
Nie należy usuwać starej strony bez planu przekierowań. Może to spowodować utratę wejść z Google i prowadzić użytkowników na błędy 404.
Jeżeli nie wiesz, w jakim stanie jest obecna witryna, zacznij od audytu strony internetowej.
10. Podaj przedział budżetu
Budżet nie służy do automatycznego podnoszenia ceny. Pozwala ocenić, jaki zakres jest realny i czy warto podzielić projekt na etapy.
Przy ograniczonym budżecie można skupić się na najważniejszych usługach i kontakcie. Przy większym zakresie można od razu uwzględnić treści, dodatkowe podstrony, integracje, migrację oraz rozwój SEO.
W Strativus strony firmowe realizuję od 4 900 zł netto. Szczegółowe czynniki wpływające na cenę opisuję w artykule ile kosztuje strona internetowa dla firmy.
Wstępny przedział możesz również sprawdzić w kalkulatorze wyceny strony.
11. Wskaż termin i powód tej daty
„Jak najszybciej” nie jest terminem, który pozwala zbudować harmonogram. Podaj konkretną datę i wyjaśnij, czy wiąże się z kampanią, otwarciem firmy, targami, sezonem lub końcem obecnej umowy.
Warto rozróżnić:
- oczekiwany start prac,
- termin dostarczenia materiałów,
- datę gotowości do testów,
- planowaną publikację.
Standardowa strona firmowa zwykle wymaga kilku tygodni. Dokładny przebieg opisuje poradnik ile trwa stworzenie strony internetowej.
12. Ustal sposób podejmowania decyzji
Na początku wskaż osobę, która zbiera uwagi i zatwierdza kolejne etapy. Jeśli każda decyzja wymaga osobnej zgody kilku osób, powinno to zostać uwzględnione w harmonogramie.
Brief powinien określać:
- główną osobę kontaktową,
- osoby zatwierdzające treść i projekt,
- preferowany kanał komunikacji,
- oczekiwany sposób prezentacji etapów,
- ograniczenia prawne lub branżowe.
Jedna uporządkowana lista uwag jest znacznie łatwiejsza do wdrożenia niż sprzeczne komentarze przesyłane w kilku miejscach.
Czego nie trzeba przygotowywać przed pierwszym kontaktem?
Nie musisz znać technologii, gotowego układu strony ani nazw wszystkich integracji. Nie musisz też samodzielnie pisać pełnej specyfikacji, jeżeli projekt dotyczy standardowej strony firmowej.
Przed pierwszą rozmową wystarczy:
- zrozumienie celu,
- lista najważniejszych usług,
- informacja o materiałach,
- podstawowe funkcje,
- przedział budżetu,
- planowany termin.
Reszta może zostać uporządkowana wspólnie podczas analizy.
Krótki wzór briefu do strony internetowej
Poniższy układ możesz wkleić do wiadomości i uzupełnić krótkimi odpowiedziami:
- Firma i oferta: czym się zajmujemy i gdzie działamy?
- Cel strony: jakie działanie użytkownika jest najważniejsze?
- Odbiorcy: kto najczęściej kupuje i czego potrzebuje przed kontaktem?
- Priorytety: które usługi lub produkty są najważniejsze?
- Zakres: jakie podstrony przewidujemy?
- Materiały: co już mamy, a czego potrzebujemy od wykonawcy?
- Funkcje: jakie formularze, rezerwacje lub integracje są potrzebne?
- Obecna strona: co zachować, przenieść lub poprawić?
- Inspiracje: jakie przykłady odpowiadają kierunkowi i dlaczego?
- Budżet: jaki przedział możemy przeznaczyć na projekt?
- Termin: kiedy strona ma być opublikowana i z czego wynika data?
- Decyzje: kto kontaktuje się z wykonawcą i zatwierdza etapy?
Co powinno wydarzyć się po wysłaniu briefu?
Wykonawca powinien wrócić z pytaniami, a następnie przedstawić zakres, orientacyjny harmonogram, odpowiedzialność za materiały i cenę. Jeżeli część informacji jest niejasna, powinna zostać oznaczona jako założenie, a nie ukryta w ogólnym opisie.
Dobra wycena pozwala sprawdzić, co dokładnie zostanie zaprojektowane i wdrożone, czego nie obejmuje oferta oraz jakie decyzje mogą zmienić koszt w trakcie projektu.
Opisz swój projekt i otrzymaj konkretny zakres. Nie musisz przygotowywać osobnego dokumentu - formularz prowadzi przez najważniejsze informacje potrzebne do pierwszej oceny.